Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ДОВІДКА
за результатами перевірки стану ведення діловодства
в Ленінському районному суді м. Харкова
Відповідно до п. 9 розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами) 15 січня 2023 року було здійснено перевірку організації роботи Ленінського районного суду м. Харкова у 2022 році.
У зв'язку з військовою агресією Російської Федерації проти України та введенням в Україні воєнного стану відповідно до Закону України від 24 лютого 2022 року № 2102-ІХ «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні», на виконання розпорядження Верховного Суду від 14.03.2022 року № 7/0/9-22 «Про зміну територіальної підступності судових справ в умовах воєнного стану», наказом керівника апарату Ленінського районного суду м. Харкова № 07-01/19 від 06.04.2022 року для працівників апарату суду становлено простій.
Відповідно до розпорядження Верховного Суду від 17.11.2022 року № 65 «Про відновлення територіальної підсудності судових справ окремих судів м. Харкова та Харківської області», наказом керівника апарату Ленінського районного суду м. Харкова № 07-02/60 від 22.11.2022 року для працівників апарату суду завершено простій з 23 листопада 2022.
У зв’язку із вище викладеним, перевірка стану організації роботи Ленінського районного суду м. Харкова за 2022 рік проводилась у січні, лютому та грудні 2022 року та включала наступні питання:
Ведення судового діловодства
Діловодство Ленінського районного суду м. Харкова ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Безбородова Олена Леонідівна, яка забезпечує також організацію роботи працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.
В своїй роботі працівники Ленінського районного суду м. Харкова керуються Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами), Посадовими інструкціями.
Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
В грудні 2021 року головою суду затверджені Плани роботи Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік (номенклатурна справа суду № 01-10). 23 листопада 2022 року до затверджених планів були внесені зміни пов’язані із впровадженням у суді з 06.04.2022 року 22.11.2022 року простою для працівників апарату суду. Є відмітки про виконання.
В суді на постійній основі (відповідно до Плану проведення навчання з працівниками апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік та Плану навчань з працівниками Ленінського районного суду м. Харкова щодо запобігання та протидії корупції на 2022 рік) провадяться навчання. Під час дії стану простою, навчання відбувалися в дистанційному режимі зі створенням наглядних презентацій за кожною темою. Станом на 31.12.2022 року проведено 9 навчань. Проведені навчання оформлюються протоколами (номенклатурна справа суду № 01-09).
Проводяться оперативні наради з працівниками апарату суду (згідно Плану роботи Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік, Плану роботи апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 року та Плану роботи керівника апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік). Станом на 31.12.2022 року проведено 4 оперативних наради. Проведення оперативних нарад оформлюються протоколами (номенклатурна справа № 01-07).
В суді ведеться Номенклатура справ суду (затверджена 01.12.2021 року головою Ленінського районного суду м. Харкова). Номенклатура справ Ленінського районного суду м. Харкова відповідає вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, зареєстрований у міністерстві юстиції України 17.04.2012 року за № 571/20884 та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затверджений Наказом Державної судової адміністрації України 07.12.2017 за № 1087. Канцелярії суду та окремі підрозділи (відповідальні особи) мають витяги з номенклатури суду згідно із напрямком діяльності.
Ведеться робота зі зверненнями громадян та інформаційними запитами (розділ 6 номенклатури справ суду). Консультантом суду Водолажко В.О. робота ведеться у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», внутрішніх організаційних документів. Своєчасно та в повному обсязі складено Аналізи розгляду звернення громадян (за 2021-2022 роки) та Інформація щодо розгляду звернень громадян.
Порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України затвердженої наказом Державної судової адміністрації від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), інструкції щодо роботи в програмі КП «Д-3» та положення про АСДС.
На виконання Плану перевірки роботи працівників апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 року, старшим секретарем суду, Сапожніковою О.А., 09.12.2022 року проведено перевірку реєстрації та обліку вхідної документації (Акт № 01-07-4/22).
За результатами перевірки встановлено що всі вхідні документи реєструються в загальній канцелярії Ленінського районного суду м. Харкова в книзі реєстрації вхідної кореспонденції, надалі передаються для реєстрації належним чином відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами).
Електронна пошта перевіряється регулярно та реєструється згідно вищезазначених Інструкцій та своєчасно передається адресату.
В суді ведуться номенклатурні справи № 01-33 «Журнал реєстрації вхідної кореспонденції», № 01-34 «Розносна книга для місцевої кореспонденції», № 01-35 «Журнал реєстрації кореспонденції, отриманої електронною поштою», № 01-37 «Журнал реєстрації прийнятих телефонограм».
Порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота інформації при реєстрації документів засобами КП «Д-З».
На виконання Плану перевірки роботи працівників апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік, старшим секретарем суду, Сапожніковою О.А., 08.02.2022 року та 21.12.2022 року проведено перевірку порядку створення справ в КП «Д-3» (Акт № 01-07-2/22, 01-07-6/22).
За результатами перевірки встановлено, що ОСК по справах заводяться у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами).
Матеріали, що надійшли до суду реєструються в КП «Д-3» в день надходження.
Перевіркою повноти внесених відомостей до ОСК по справах встановлено, що розділи заповнюються відповідно до Інструкцій, крім випадків, коли необхідна інформації відсутня при подачі документів.
Також перевіркою встановлено наявність поодиноких випадків орфографічних помилок при заповнені ОСК по справах.
За результатами перевірки, відповідальним за реєстрацію матеріалів в КП «Д-3» працівникам апарату суду (Остапчик Н.Л., Ронжеренко Ю.В., Жигаловій Л.М.) наголошено на необхідності більш уважно вносити відомості до ОСК по справах.
Ведення номенклатурних справ працівниками канцелярій суду.
На виконання Плану перевірки роботи працівників апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік, старшим секретарем суду, Сапожніковою О.А., протягом 2022 року проведено перевірку порядку ведення номенклатурних справ працівниками канцелярій суду (Акти №№ 01-07-1/22, 01-07-5/22).
За результатами перевірки встановлено, що працівниками канцелярій суду ведуться номенклатурні справи відповідно до Номенклатури справ Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік (затвердженою головою суду 01.12.2021 року), Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Посадових інструкцій працівників апарату Ленінського районного суду м. Харкова та їх функціональних обов’язків.
За висновками перевірки встановлено, що номенклатурні справи наявні в повному обсязі по всіх канцеляріях суду. Виявлено поодинокі випадки не повного ведення номенклатурних справ працівниками канцелярій суду.
За результатами перевірки, відповідальним за ведення номенклатурних справ №№ 02-08, 02-10, 03-09 працівникам апарату суду (Жигаловій Л.М., Остапчик Н.В., Мамченко В.А., Ронжеренко Ю.В.) наголошено на необхідності більш уважно вносити інформацію до вказаних номенклатурних справ.
Правильність та своєчасність відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР.
На виконання Плану перевірки роботи працівників апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2022 рік, заступником керівника апарату, Лункашем В.А., 25.02.2022 року проведено перевірку своєчасності відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР (Акт № 01-07-3/22).
За результатами перевірки встановлено, що рішення Ленінського районного суду м. Харкова регулярно та своєчасно направляються до ЄДРСР.
Дата набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР проставлена своєчасно (крім справ по яких подано апеляційні скарги). Виявлено поодинокі випадки несвоєчасності проставлення ДНЗС судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР.
Дана інформація була доведена до відома голови та суддів Ленінського районного суду м. Харкова. Також з даною інформацією ознайомлені працівники апарату суду.
Своєчасності звернення до виконання судових рішень.
На виконання Плану перевірки роботи працівників апарату Ленінського районного суду м. Харкова на 2021 рік, старшим секретарем суду, Сапожніковою О.А., 29.12.2022 року проведено перевірку своєчасності звернення до виконання судових рішень (Акт № 01-07-7/22).
За результатами перевірки встановлено, що секретарями Ленінського районного суду м. Харкова своєчасно, відповідно до діючого законодавства, направляються матеріали щодо звернення до виконання судових рішень.
Своєчасно направляються матеріали щодо негайного виконання судового рішення після набрання рішенням законної сили. На вимогу сторін по справі надаються виконавчі документи (виконавчі листи, судові наказі, постанови тощо) без порушення строків видачі.
Висновки
На підставі вивчення стану організації судового діловодства в Ленінському районному суді м. Харкова у 2022 році можна дійти висновку про добрий рівень стану судового діловодства.
Для забезпечення більш високого стану організації судового діловодства рекомендовано:
Керівник апарату
Ленінського районного суду Олена БЕЗБОРОДОВА
м. Харкова
Підготувала: Сапожнікова О.
_03_03.png)
