ЗАТВЕРДЖЕНО

 рішенням зборів суддів

Ленінського районного суду м. Харкова

 

(протокол № 5 від «27» березня 2025 року),

 

Введено в дію з 01.04.2025

 

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу Ленінського районного суду м.Харкова

 

І. Загальні положення.

 

         

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені  на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України  11.11.2024 N 39  (далі – Положення), та визначають особливості  функціонування автоматизованої системи документообігу Ленінського  районного суду м.Харкова (далі – суд) та розподілу судових справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями, з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

 

1.2. Правовою підставою для розроблення цих Засад є Закон України «Про судоустрій і статус суддів», КПК України, КАС України, ЦПК України, КУпАП, Інструкція з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та Положення.

 

1.3. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються наказами керівника апарату суду та/або голови суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

 

ІІ. Загальні засади здійснення реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції суду.

 

 2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується відповідальними працівниками канцелярії суду, яким надано доступ до автоматизованої системи документообігу суду відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження протягом робочого часу, встановленого Правилами внутрішнього трудового та Правилами внутрішнього службового розпорядку Ленінського районного суду м.Харкова.

 

 У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

 

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

 

2.2. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою.

 

III. Загальні засади здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями.

 

3.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням та особливостями, передбаченими цими Засадами.

 

3.2. Розподіл судових справ (процесуальних документів) здійснюється в суді в день їх реєстрації протягом робочого часу, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ. 

 

Винятково, у неробочий час, відповідно до положень Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України реєструються та розподіляються  судові справі, які підлягають негайному розгляду.

 

 3.3. У суді  застосовується:

 

автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

 

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ (у випадку надходження більше п’яти позовних заяв, що не підлягають невідкладному вирішенню, не менше, ніж  за 30 хвилин до закінчення робочого часу); 

 

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

 

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

 

повторний автоматизований розподіл судових справ.

 

3.4. Коефіцієнти складності категорій судових справ залежно від категорії справи, які раніше були визначені рішеннями зборів суддів від 16.11.2016 №01.9-26, вважати дійсними.

 

3.5. Визначити в Ленінському районному суді м.Харкова  такі коефіцієнти участі судді у судовій справі  при виконанні ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

 

для голови суду – 1;

 

для заступника голови суду –  1

 

(згідно рішення зборів суддів від 21.11.2022 № 01-06/14).

 

3.6. Збори суддів  можуть (за  зверненням судді, пропозицією  голови суду, за наданими керівником апарату відомостями щодо об’єму навантаження справ на суддю у порівнянні з іншими суддями суду) зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддю, у разі виявлення значної різниці у навантаженні між суддями.

 

3.7. Збори суддів Ленінського районного суду м.Харкова мають право запроваджувати спеціалізацію з розгляду конкретних категорій судових  справ.

     Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

 

(рішення зборів суддів від 14.01.2025 №01-10/3, від 18.11.2024 №01-06/15, 25.11.2024 №01-06/18).

 

3.8. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

 

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

 

3.9. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 3.7 цих Засад обставин.

 

3.10. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду, за його відсутності – заступником голови суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та пункту 2.3.3 Положення. 

 

3.11. Розподіл судових справ, пов’язаних з виборчим процесом, у неробочий час здійснюється між суддями, визначеними графіком, затвердженим головою суду за попереднім погодженням з суддями.

 

   Під час виборчого процесу інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо перебування судді в нарадчій кімнаті триває більше 2 днів на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання.

 

3.12. Обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру, які були повернуті прокурору у зв’язку з невідповідністю вимогам КПК України, та які надійшли до суду повторно -  розподіляти шляхом передачі судді, в провадженні якого перебувало кримінальне провадження як раніше визначеному, а в разі неможливості участі цього судді в розгляді зазначеної справи через тимчасову непрацездатність, відпустку, відрядження тощо такі справи підлягають автоматизованому розподілу згідно Положення. 

 

3.13. Не розподіляються на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті, справи, що підлягають негайному вирішенню або вирішенню протягом 24 годин, зокрема:

 - клопотання про проведення обшуку;

- клопотання про проникнення до житла;

- скарги щодо захисту прав людини – ст. 206 КПК України;

- заяви про забезпечення позову, поданої до надходження позовної заяви;

- кримінальних проваджень, по яким строк дії запобіжного заходу  обвинуваченому у виді тримання під вартою закінчується у період перебування судді у нарадчій кімнаті, а також справ та матеріалів, що розглядаються в порядку КПК України, термін розгляду яких спливає під час перебування судді у нарадчій кімнаті;

- заяви представників психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку.

 - заяви в порядку окремого провадження про встановлення факту народження (смерті), що розглядаються в порядку, передбаченому ст. 317 ЦПК України.

 - справи, пов’язані із виборчим процесом.

 

     Про перебування судді у нарадчій кімнаті помічником судді або секретарем судового засідання складається довідка, в якій зазначається така інформація:  по якій справі суддя (колегія суддів) перебуває в нарадчій кімнаті;  дата та час виходу до нарадчої кімнати; орієнтовні дата та час проголошення судового рішення. Ця довідка передається керівнику апарату суду або особі, яка виконує його обов’язки, для внесення інформації до табелю в автоматизованій системі документообігу суду. 

 

 Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо перебування судді в нарадчій кімнаті триває більше 2 днів.

 

3.14. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи відповідно до підпункту 2.3.3. пункту 2.3 Положення 

 

3.15.  У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя  строком більше ніж  2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), за умови надходження відповідної заяви від сторін у цивільних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення, на підставі резолюції голови суду, за розпорядженням керівника апарату суду проводиться повторний авторозподіл справи.

 

3.16. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України, тощо) здійснюється автоматизований розподіл справ на загальних підставах. 

 

3.17.   У разі передачі кримінальних проваджень (обвинувальних актів) іншому складу суду для вирішення питання про об’єднання, таке кримінальне провадження не пізніше наступного робочого дня після постановлення ухвали про передачу справи для об’єднання передається до канцелярії з кримінальних справ для здійснення розподілу іншому складу суду, зазначеному в ухвалі. Передача справи здійснюється через вхідну кореспонденцію суду.

 

   У разі постановлення ухвали про відмову в об’єднанні кримінальних проваджень, таке кримінальне провадження не пізніше наступного робочого дня передається до канцелярії з кримінальних справ для здійснення розподілу раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (колегії суддів) протоколом неавтоматизованого розподілу. Передача справи здійснюється через вхідну кореспонденцію суду.

 

     У випадку постановлення ухвали про відмову в об’єднанні кримінальних проваджень та неможливістю судді, який постановив ухвалу про передачу справи іншому складу суду для вирішення питання про об’єднання, здійснювати правосуддя (закінчення повноважень судді, відрахування зі штату суду, відпустка по догляду за дитиною, відсторонення від здійснення правосуддя, тривала відпустка чи тимчасова непрацездатність, відрядження, мобілізація) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин, здійснюється повторний автоматизований розподіл такого кримінального провадження на підставі розпорядження керівника апарату суду.

 

3.18. У разі відмови судді в об’єднанні матеріалів кримінального провадження (ч.2 ст.334 КПК України) щодо особи, стосовно якої у цього ж судді вже перебуває в провадженні судова справа, розгляд скерованого для об¢єднання кримінального провадження здійснюється суддею, яким воно було передані для вирішення питання про об’єднання. 

 

ІV. Засади формування колегії суддів.

 

4.1. Персональний склад колегій суддів визначається відповідним рішенням зборів Ленінського районного суду м.Харкова.

 

(рішення зборів суддів від 18.11.2024 №01-06/17).

 

4.2. У разі виникнення необхідності змін до складу колегії суддів, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю судді (крім головуючого), його відпусткою, відрядженням та в інших випадках, в яких суддя (крім головуючого) не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді справи, та необхідності термінового її розгляду чи вирішення процесуального питання (продовження строків тримання під  вартою, тощо) здійснюється заміна цього судді з числа запасних суддів, а у разі відсутності останніх - шляхом повторного розподілу справи.

 

4.3. У разі некоретного авторозподілу судової справи через технічні помилки чи збої автоматизованої системи документообігу, у зв¢язку з чим судді, який не уповноважений на розгляд відповідної категорії справи, розподілено цю справу, проводиться повторний авторозподіл судової справи на підставі розпорядження керівна апарату суду.

    У разі помилкового авторозподілу судової справи як такої, що підлягає розгляду у складі колегії суддів (з визначенням головуючого судді та суддів - членів колегії) (наприклад, помилка під час визначення тяжкості злочину), але яка підлягає чи може розглядатися суддею одноособово, вважати таку судову справу розподіленою на суддю, якого визначено як головуючого, а визначення учасників колегії вважати недійсним. 

 

4.4. У разі неможливості виконання суддею, що входить до складу колегії, обов’язків судді (тривала тимчасова непрацездатність, відрахування зі штату суду, закінчення повноважень судді, відпустка по догляду за дитиною, відсторонення від здійснення правосуддя, призов на військову службу), заміна такого судді з ініціативи судді-доповідача (судді-члена колегії) за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду здійснюється автоматизованим розподілом з числа запасних суддів. У разі неможливості здійснити заміну такого судді з числа запасних суддів заміна здійснюється з числа всіх суддів суду.

 

Відповідно до абз.11 п.2.3.12 Положення у разі неможливості у визначений КПК України строк колегією суддів розглянути клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (зареєстрованого за індексом 1-і) у зв¢язку:

 з відсутністю головуючого судді при колегіальному розгляді справи, визначення головуючого для розгляду цього клопотання здійснюється з числа суддів-членів цієї колегії, а заміна останнього здійснюється з числа запасних суддів чи інших суддів Ленінського районного суду м.Харкова (на випадок відсутності запасних);

 

з відсутністю судді - члена колегії при колегіальному розгляді справи, його заміна   здійснюється з числа запасних суддів чи інших суддів Ленінського районного суду м.Харкова (на випадок відсутності запасних).

 

Обвинувальні акти, направлені в порядку ст. 334 КПК України (для вирішення питання про об’єднання) стосовно особи, щодо якої провадження перебуває на розгляді у судді одноособово, а новий обвинувальний акт передбачає розгляд у складі колегії з трьох суддів, цей обвинувальний акт  для вирішення питання про об’єднання передається раніше визначеному головуючому судді з автоматизованим розподілом двох суддів – учасників колегії. У випадку тимчасової неможливості здійснювати головуючим суддею правосуддя (перебування у відпустці, тимчасова непрацездатність, перебування на навчанні, семінарі або у відрядженні, тощо), на підставі доповідної записки секретаря судових засідань або помічника судді, за розпорядженням керівника апарату проводиться повторний автоматизований розподіл справи для визначення колегії суддів.

 

4.5. У разі, якщо після проведення процедури поєднання вказаних справ, з яких одна розглядається у складі одного судді, а інша - у складі колегії суддів, програмою КП «Д-3» визначається склад суду з одного головуючого судді, судді – учасники колегії визначаються протоколом розподілу (автоматизованого) у раніше визначеному складі суду.

 

V Порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді.

 

5.1. Кримінальні провадження та інші судові справи, які перебували в провадженні суду та були направлені за підсудністю до іншого суду, але повернуті до Ленінського районного суду м.Харкова для подальшого розгляду, передаються в провадження раніше визначеному судді, який приймав рішення про направлення справи до іншого суду.

 

5.2. Справи про адміністративні правопорушення щодо однієї ж тієї особи або різних осіб, але щодо вчинення правопорушення при одних і тих же обставинах, які надійшли в один день, підлягають розгляду одним тим самим суддею як раніше визначеному, якому за результатами автоматизованого розподілу передано першу справу.

 

5.3. Судові справи, направленні до суду після належного оформлення, передаються судді, який прийняв рішення про направлення справи для дооформлення.

 

 У разі неможливості участі судді, який ухвалював рішення про повернення відповідному правоохоронному органу для належного оформлення справи про адміністративне правопорушення, у розгляді зазначеної справи у зв'язку з тривалою відпусткою понад 3 робочих дні чи відрядженням, тимчасовою непрацездатністю понад, мобілізацією,  переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, проводиться автоматизований розподіл вказаних судових справ.

 

 5.4. У випадках, визначених пунктом 2.3.39.2 Положення судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, судове яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа, як раніше визначеному судді.

 

5.5. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також судові справ та матеріали у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1, 2.3.39.2, 2.3.39.8-2.3.39.15, 2.3.39.17-2.3.39.19 Положення.

      У разі відсутності  раніше визначеного в судовій справі судді у зазначених випадках понад 1 місяць, окрім п.2.3.39.1,  (відпустка, тимчасова непрацездатність, мобілізація, відрядження) проводиться автоматизований розподіл справ на загальних підставах.

       У разі відсутності раніше визначеного судді (у т.ч. відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження), який розглядав справи, передбачені п.2.3.39.1 Положення, з метою недопущення порушення процесуальних строків, проводиться автоматизований розподіл справ з урахуванням відповідної спеціалізації суддів.     

 

       У разі одночасного надходження до суду клопотань про надання дозволу на затримання з метою приводу та про обрання запобіжного заходу в межах одного кримінального провадження та стосовно однієї особи – першочергово реєстрації та автоматизованому розподілу підлягає клопотання про надання дозволу на затримання з метою приводу.  

 

5.6.  У разі необхідності перереєстрації справи, за письмовим поданням головуючого судді, з одного виду судочинства (цивільне, адміністративне) чи  провадження (позовне, наказне, окреме) в інший, повторний розподіл справи не здійснюється, а перереєстрована справа передається на розгляд раніше визначеному судді.

 

VІ. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями.

 

6.1. Судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до  матеріалів справи, у випадках  визначених підпунктами  2.3.43 - 2.3.45 Положення та даними  Засадами.

 

6.2. У інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (у тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя, або участь у розгляді судових справ та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя, довготривалих відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, мобілізації), судові справи, що перебували в нього у провадженні, передаються на повторний авторозподіл у такій  послідовності:

 

кримінальні провадження, які розглядаються слідчим суддею;

кримінальні провадження, розпочинаючи з кримінальних проваджень, де особи утримуються під вартою;

справи, передбачені КУпАП;

справи, передбачені КАСУ;

заяви про забезпечення позову до подання позовної заяви;

справи передбачені ЦПК України, починаючи зі справ, по яких подані заяви щодо забезпечення позову.

      Такий розподіл справ здійснювати після надходження їх до канцелярії суду згідно акту приймання-передачі у хронологічному порядку, які зареєстровані раніше.

 

VII. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

 

7.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили вноситься відповідальною особою, визначеною наказом керівника апарату (у разі відсутності такого обов¢язку за посадовою інструкцією) або головуючим суддею, з урахуванням того, що особою, відповідальною за внесення таких даних щодо проміжних судових рішень (якими провадження у справі у суді не закінчено) може бути помічник відповідного судді або секретар судового засідання. 

 

7.2.    Питання щодо взаємозамінності на випадок тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження тощо вирішується відповідним наказом керівника апарату суду.

 

7.3. Питання визначення відповідальної особи щодо формування в автоматизованій системі виконавчих листів вирішується шляхом внесення змін до посадових інструкцій або в порядку, визначеному розпорядчим документом керівника апарату.     

 

VII. Прикінцеві положення

 

7.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи.

 

7.2 У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

 7.3 Судові справи, авторозподілені за правилами п.2.3.44 Положення про АСДС від 02.04.2015 раніше визначеному у судовій справі судді, який на день проведення автоматизованого розподілу згідно табелю обліку робочого часу був відсутній на робочому місці відповідно до абз. 2 п.5.5 цих Засад, підлягають повторному авторозподілу з 01.04.2025.